1 Giới thiệu
1.1 Mục đích của văn bản này là mô tả các chính sách và cam kết của Công ty trong việc phát hiện và ngăn chặn mọi hoạt động Rửa tiền hoặc Tài trợ khủng bố liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp.
2 Thuật ngữ
2.1 “Rửa tiền” là việc tham gia vào bất kỳ giao dịch nào nhằm che giấu hoặc ngụy trang bản chất hoặc nguồn gốc của các khoản tiền có được từ các hoạt động bất hợp pháp như, nhưng không giới hạn ở, gian lận, tham nhũng, tội phạm có tổ chức hoặc khủng bố. Các tội phạm nguồn của hành vi Rửa tiền do pháp luật quốc gia quy định. Quá trình Rửa tiền bao gồm ba giai đoạn:
Giai đoạn 1: Sắp đặt (Placement). Giai đoạn này là việc đưa tiền mặt thu được từ bất kỳ hoạt động bất hợp pháp nào vào hệ thống tài chính. Việc này có thể được thực hiện bằng cách
a) Gửi tiền mặt trực tiếp vào các ngân hàng và tổ chức tài chính phi ngân hàng như các điểm thu đổi ngoại tệ;
b) Chuyển đổi tiền mặt thành các công cụ tài chính khác, chẳng hạn như mua các công cụ tiền tệ (séc du lịch, lệnh chi) hoặc
c) Sử dụng tiền mặt để mua hàng hóa có giá trị cao có thể bán lại.
Đối tượng rửa tiền thường tìm cách gửi tiền mặt vào ngân hàng tại các quốc gia có yêu cầu quản lý thị trường tài chính ít chặt chẽ hơn, sau đó chuyển số tiền này đến các ngân hàng trong môi trường được quản lý, biến chúng thành tiền “sạch”. Một ví dụ thường gặp của giai đoạn Sắp đặt là Smurfing, một hình thức Sắp đặt trong đó đối tượng rửa tiền thực hiện nhiều khoản gửi tiền mặt nhỏ thay vì một khoản lớn nhằm né tránh các yêu cầu báo cáo theo quy định địa phương áp dụng đối với giao dịch tiền mặt.
Giai đoạn 2: Phân tán (Layering): Giai đoạn này là việc tách số tiền thu được từ hoạt động phạm tội khỏi nguồn gốc của chúng thông qua nhiều lớp giao dịch tài chính, chẳng hạn như chuyển tiền nhiều lần giữa các tổ chức tài chính, tất toán sớm hợp đồng niên kim bất chấp các khoản phạt, các khoản vay được bảo đảm bằng tiền mặt, v.v. Giai đoạn phân tán nhằm ngụy trang nguồn gốc của tiền, phá vỡ mọi dấu vết kiểm toán và tạo sự ẩn danh. Đối tượng rửa tiền muốn luân chuyển tiền, thay đổi cả hình thức lẫn vị trí của tiền để khiến các cơ quan thực thi pháp luật khó truy vết tiền “bẩn” hơn.
Giai đoạn 3: Hợp nhất (Integration): Giai đoạn này là việc đưa số tiền đã được rửa trở lại nền kinh tế theo cách để chúng quay trở lại và xuất hiện trong hệ thống tài chính như các khoản tiền hợp pháp. Chính sách này được hỗ trợ bởi một tập hợp các chương trình bao gồm việc triển khai các lĩnh vực sau:
d) Áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro;
e) Chính sách Nhận biết khách hàng (KYC) và Thẩm định khách hàng;
f) Giám sát hoạt động của Khách hàng;
g) Lưu giữ hồ sơ.
3 Biện pháp
3.1 Công ty sẽ tuân thủ các nguyên tắc Phòng chống rửa tiền và sẽ thực thi mọi biện pháp nhằm ngăn chặn mọi hành vi có mục đích hoặc tạo điều kiện cho quá trình hợp pháp hóa các khoản tiền thu được bất hợp pháp.
3.2 Khách hàng thừa nhận rằng, nhằm ngăn chặn Rửa tiền, Công ty không chấp nhận cũng như không thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào bằng tiền mặt trong bất kỳ trường hợp nào
3.3 Trong trường hợp có nỗ lực thực hiện các giao dịch mà Công ty nghi ngờ có liên quan đến Rửa tiền hoặc hoạt động phạm tội khác, Công ty sẽ xử lý theo pháp luật hiện hành và báo cáo hoạt động đáng ngờ cho cơ quan quản lý.
3.4 Công ty bảo lưu quyền tạm ngừng bất kỳ hoạt động nào của Khách hàng mà theo ý kiến của nhân viên Công ty có thể bị coi là bất hợp pháp hoặc có thể liên quan đến Rửa tiền. Công ty có quyền, theo quyết định của mình, tạm thời phong tỏa tài khoản của Khách hàng đáng ngờ hoặc chấm dứt quan hệ kinh doanh hiện có với Khách hàng.
4 Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro
Việc nhận diện các rủi ro Rửa tiền liên quan đến Khách hàng và giao dịch cho phép Công ty xác định và triển khai các biện pháp tương xứng để kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro này. Công ty phân loại rủi ro theo ba nhóm:
a) Quốc gia: Kết hợp với các yếu tố rủi ro khác, yếu tố này cung cấp thông tin hữu ích về các rủi ro rửa tiền tiềm ẩn. Các yếu tố có thể dẫn đến việc xác định một quốc gia có rủi ro cao hơn bao gồm:
• Các quốc gia chịu lệnh trừng phạt, cấm vận hoặc các biện pháp tương tự. • Các quốc gia được Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (Financial Action Task Force, “FATF”) xác định là không hợp tác trong cuộc chiến chống rửa tiền hoặc được các nguồn đáng tin cậy xác định là thiếu luật và quy định phù hợp về phòng chống rửa tiền. • Các quốc gia được các nguồn đáng tin cậy xác định là cung cấp tài chính hoặc hỗ trợ cho các hoạt động khủng bố.
b) Khách hàng: Không có sự đồng thuận chung về việc những Khách hàng nào có rủi ro cao, nhưng các đặc điểm của Khách hàng được liệt kê dưới đây đã được xác định là có khả năng gắn với rủi ro rửa tiền cao hơn:
• Các nhà sản xuất vũ khí. • Các doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt. • Các tổ chức từ thiện không được quản lý và các tổ chức “phi lợi nhuận” không được quản lý khác.
c) Dịch vụ: Việc xác định rủi ro rửa tiền của các dịch vụ cần bao gồm việc xem xét các yếu tố như các dịch vụ được cơ quan quản lý, cơ quan chính phủ hoặc các nguồn đáng tin cậy khác xác định là có khả năng có rủi ro cao về rửa tiền.
5 Nhận biết khách hàng và Thẩm định khách hàng
5.1 Công ty là một công ty môi giới hoạt động trực tuyến và do đó quan hệ kinh doanh giữa Công ty và các Khách hàng không được thiết lập trên cơ sở gặp mặt trực tiếp. Nhằm mục đích nhận biết Khách hàng, Công ty sử dụng các nhà cung cấp dữ liệu điện tử (kết hợp với các biện pháp kiểm tra nội bộ khác, ví dụ như phát hiện tài khoản trùng lặp, xác nhận quyền sở hữu tài khoản ngân hàng, v.v.) để xác minh danh tính của Khách hàng. Việc này sẽ được sử dụng để xác định và ghi nhận danh tính thực sự của Khách hàng nhằm thu thập thông tin cơ bản về bản chất dự kiến của hoạt động kinh doanh của họ với Công ty.
5.2 Khi bắt đầu quan hệ kinh doanh giữa hai bên, Công ty sẽ yêu cầu Khách hàng cung cấp một số giấy tờ tùy thân hợp lệ, chẳng hạn như thông tin Hộ chiếu, thông tin Giấy phép lái xe và giấy tờ chứng minh nơi cư trú như hóa đơn tiện ích gần đây (không quá sáu tháng). Trong quá trình quan hệ kinh doanh giữa hai bên, Công ty có thể yêu cầu Khách hàng cung cấp thêm giấy tờ hoặc thông tin để xác minh bổ sung hoặc cập nhật thông tin xác minh hiện có.
5.3 Công ty sẽ thu thập và ghi nhận mọi thông tin bổ sung của Khách hàng, tương xứng với kết quả đánh giá rủi ro rửa tiền theo Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro.
5.4 Công ty sẽ xác định liệu Khách hàng có đang hành động thay mặt cho một thể nhân hoặc pháp nhân khác với tư cách là người được ủy thác, người đứng tên hay trung gian chuyên nghiệp hay không. Trong trường hợp đó, Khách hàng bắt buộc phải cung cấp bằng chứng thỏa đáng về danh tính của bất kỳ bên trung gian nào và của những người mà họ hành động thay mặt, cũng như bản chất của các thỏa thuận ủy thác hiện có.
5.5 Trong mọi trường hợp, Công ty sẽ áp dụng các biện pháp thẩm định trong các trường hợp sau, nhằm tuân thủ các luật/quy định hiện hành.
6 Giám sát hoạt động của Khách hàng
6.1 Ngoài việc thực hiện thẩm định Khách hàng ban đầu, Công ty tiếp tục giám sát hoạt động của Khách hàng để phát hiện và ngăn chặn mọi hành vi đáng ngờ (hoặc gian lận). Hệ thống giám sát đã được triển khai dựa trên cả việc giám sát tự động và, khi phù hợp, việc giám sát thủ công các giao dịch do nhân viên của Công ty và các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài thực hiện. Một loạt trường trạng thái đã được áp dụng cho tài khoản của Khách hàng nhằm thể hiện hồ sơ của họ trong hệ thống, hỗ trợ cho việc giám sát tự động.
6.2 Công ty đã triển khai quy trình và thủ tục báo cáo hoạt động đáng ngờ tuân thủ quy định và pháp luật, cho phép tất cả nhân viên báo cáo cho Cán bộ báo cáo rửa tiền (Money Laundering Reporting Officer, MLRO) khi họ có căn cứ hợp lý để nghi ngờ một người tham gia vào hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố. Quy trình này bao gồm các yêu cầu sau:
a) Tất cả nhân viên phải thận trọng trong việc giám sát mọi giao dịch/hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ.
b) Việc báo cáo các giao dịch/hoạt động đáng ngờ phải tuân thủ luật/quy định của khu vực tài phán tương ứng.
c) MLRO phải được thông báo về tất cả các giao dịch/hoạt động đáng ngờ ít nhất hàng tháng.
7 Lưu giữ hồ sơ
7.1 Khách hàng thừa nhận rằng Công ty sẽ lưu giữ hồ sơ về:
a) Tất cả các giấy tờ thu thập được nhằm mục đích nhận biết Khách hàng (theo yêu cầu của chính sách KYC);
b) Tất cả dữ liệu và thông tin giao dịch;
c) Các thông tin khác liên quan đến các vấn đề rửa tiền theo các luật/quy định hiện hành về phòng chống Rửa tiền. Bao gồm hồ sơ về các báo cáo hoạt động đáng ngờ, tài liệu về việc giám sát tài khoản phục vụ AML, v.v.
7.2 Công ty sẽ lưu giữ tất cả hồ sơ của Khách hàng và/hoặc hoạt động giao dịch và phi giao dịch, hiện tại và/hoặc trước đây và/hoặc đã lưu trữ, trong thời gian tối thiểu năm năm sau khi chấm dứt quan hệ kinh doanh với Khách hàng và theo các yêu cầu pháp luật hiện hành.